Документальное оформление операций с персоналом по оплате труда

Для расчетов по оплате труда с работниками организаций применяются следующие формы первичной учетной документации (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Формы документации по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». Форма №Т-1 применяется при оформлении приема на работу на одного работника, форма №Т-1а - при оформлении группы работников. В приказе указывается наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Трудовой договор может быть срочным (на определенный срок) или бессрочным. Если в приказе срок действия договора не указан - реквизит «дата» в форме №Т-1 или строка «Период работы» форме №Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок;

№Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». Формы №Т-2 и Т-2ГС(МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на основании данной формы №Т-1 (или №Т-1а), а также личных документов работника - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется также форма №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». В бухгалтерии организации ведется лицевой счет работника (форма №Т-54 или №Т-54а), в которых помимо сведений, необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

№Т-3 «штатное расписание». Форма №Т-3 не является обязательной к ведению всеми хозяйствующими субъектами и применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В штатном расписании указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Размер должностного оклада может быть указан в пределах от минимального до максимального. В графах 6-8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за учетную степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Как правило, размер надбавок зависит от персональных данных работника (непрерывного стажа работы, стажа работы в соответствующих условиях, наличие учетной степени и т.п.). В твердом размере (в процентах к тарифной ставке либо должностному окладу) могут быть указаны только надбавки, которые фактически являются повышениями, т.е. увеличивают должностной оклад или тарифную ставку, из которых впоследствии рассчитываются прочие надбавки. К таким повышениям, в частности, относятся районный коэффициент за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним, за вредные или тяжелые условия труда и т.п. Для целей бюджетирования, экономического и финансового анализа, а также для планирования денежных потоков и управления ими целесообразно оформлять приложением к штатному расписанию смету расходов, в которой учитываются фактические размеры выплат - с учетом персональных данных конкретных работников, занимающих соответствующие должности;